Redakcja Skanowanie dokumentów wydaje się prostych zadaniem. Problem pojawia się jednak w sytuacji, gdy masz do zeskanowania co najmniej kilka papierów, a kopia każdego z nich musi być dobrze widoczna. Sprawdź, na czym polega prawidłowe skanowanie dokumentów i nie popełniaj więcej oczywistych błędów!
Instrukcja skanowania krok po kroku
Skan dokumentów może być przydatny w różnych sytuacjach. Czasami chcesz przekazać go innemu pracownikowi, w innych przypadkach przydaje się do celów urzędowych. Bez względu na to, dlaczego skanujesz dokument, powinieneś przestrzegać pewnych zasad. Musi być on dobrze widoczny, dlatego skaner musi objąć całą jego treść. Choć urządzenia do skanowania są różne, wszystkie działają w ten sam sposób. W kolejnych krokach:
- otwórz klapę skanera,
- ułóż kartkę zgodnie z instrukcją,
- zamknij pokrywę i naciśnij odpowiedni przycisk.
Wersję cyfrową możesz przekazać na właściwy adres mailowy, o ile tylko skaner jest podłączony do sieci. Pamiętaj, żeby każdą kartkę skanować osobno. Przy małej ilości dokumentów nie jest to trudne, ale przy większej może się okazać uporczywe.
Reklama:
Skan dokumentów w Warszawie to rozwiązanie dla Ciebie, jeśli planujesz na przykład zmianę archiwum papierowego na elektroniczne.
Skanowanie dokumentów nie takie trudne!
Najczęstszym błędem przy skanowaniu dokumentów jest nieprawidłowe umieszczenie kartki w urządzeniu. Zdarza się to osobom, które mają do zeskanowania całe pliki i są tą pracą po prostu znużone. Obsługa skanera nie jest szczególnie skomplikowana, ale już zeskanowanie całego segregatora to ogromne wyzwanie. Z pomocą przychodzi firma utylizacyjna, która zajmuje się nie tylko niszczeniem dokumentów, ale również ich digitalizacją. Warto skorzystać z jej wsparcia, zwłaszcza jeśli masz do zarchiwizowania dużą ilość papierów.
Dlaczego warto skanować dokumenty?
Alternatywą dla skanowania jest na przykład wykonanie zdjęcia smartfonem. Trudno jednak wyobrazić sobie, aby taki plik przesłać na przykład do urzędu. Owszem, w sytuacji awaryjnej możemy nie mieć innego wyjścia, ale na dłuższą metę nie jest to rozwiązanie. Ponadto urzędnik może odrzucić zdjęcie, żądając skanu jako materiału dowodowego. Skany dokumentów, które są czytelne, mogą być przechowywane w formie elektronicznej zamiast dokumentacji papierowej. Cyfryzacja to metoda, na którą decyduje się coraz więcej firm, odchodząc tym samym od tradycyjnego archiwum papierowego. Warto dodać, że takie rozwiązanie jest zgodne z przepisami, zatem może z niego skorzystać i Twoja firma.
